Programa
de Gestión Documental P.G.D.
Administración
de archivos: Conjunto de estrategias organizacionales dirigidas a la planeación
, dirección y control de los recursos físicos, técnicos, tecnológicos,
financieros y del talento humano, para el eficiente funcionamiento de los archivos.
¿Qué
es el Programa de Gestión Documental?
Conjunto
de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo
y organización de la documentación producida y recibida por las entidades,
desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su
utilización y conservación .
Un
programa de gestión documental se puede definir como el conjunto de
instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los
procesos de la gestión documental al interior de cada entidad, tales como:
Producción
Recepción
Distribución
Trámite
Organización
Consulta
Conservación
y
Disposición final de los documentos
Objetivos
del PGD
Resaltar
la importancia del papel de los documentos y archivos, como lenguaje natural de
la administración pública, para el funcionamiento de la misma, elementos
necesarios para la participación ciudadana, apoyos decisivos para la
transparencia y el control de la gestión pública y garantía de los derechos
individuales y colectivos .
Procurar
la racionalización y control en la producción documental, en atención a los
procedimientos, trámites administrativos y flujos documentales, lo mismo que,
la normalización de modelos y formatos para la producción documental.
Normalizar
la utilización de materiales, soportes y equipos de calidad y que a la vez
preserven el cuidado del medio ambiente.
Lograr
una acertada normalización en los procedimientos para el recibo, radicación y
distribución de la correspondencia mediante la utilización de sistemas
eficientes de correo y mensajería.
Regular
el manejo y organización del sistema de administración de documentos y archivos
a partir de la noción de Archivo Total y los enunciados de finalidad,
responsabilidad, confidencialidad, seguridad y accesibilidad.
Implementar
el desarrollo de procesos básicos de aplicación de la Tabla de Retención
Documental, organización, transferencias primarias, recuperación, preservación,
conservación de la información y disposición final de los documentos
Facilitar
la recuperación de la información en forma rápida y oportuna.
Encaminar
los archivos para que sean verdaderos centros de información, útiles para la
administración e importantes para la cultura.
Requisitos
administrativos:
Hacen
relación a la necesidad de integrar el programa de gestión documental (PGD) con
todas las funciones administrativas de la entidad, así como con los sistemas de
información, con los aplicativos y demás herramientas informativas de las que
haga uso la entidad, en atención a las siguientes consideraciones:
La
Gestión de Documentos debe inscribirse como un programa estratégico de la
entidad, con el apoyo de la alta dirección.
Tener
definido el sistema de administración de archivos de la entidad (centralizado,
o descentralizado).
Contar
con la participación de las diferentes áreas de la entidad, en especial con la
estructura directiva y aquellas áreas relacionadas con control interno, compras
y suministros, sistemas, el desarrollo organizacional y el presupuesto.
El
archivo debe contar con el talento humano debidamente asignado a funciones de
archivo y con dedicación exclusiva para realizar dicha labor.
En
entidades complejas del orden nacional, departamental, distrital o municipal,
se debe designar un grupo especial que responda por el Programa de Gestión
Documental
La
entidad deberá contar con un programa de capacitación que permita a los
funcionarios del archivo ampliar y mejorar sus conocimientos en aspectos de la
gestión documental y la organización de los archivos, además formación en el
área de la auditoria de información y manejo de procesos.
Las
instalaciones de los archivos deben reunir las condiciones mínimas para el
adecuado desarrollo de su función, siguiendo las recomendaciones del Archivo
General de la Nación, en relación con las características arquitectónicas y
medioambientales, espacio, distribución de áreas de acuerdo con el flujo de los
procesos del archivo, ubicación con relación a las dependencias, mobiliario y
equipo.
TABLAS
DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Dada
la importancia de la Tabla de Retención Documental como un elemento
indispensable en la gestión documental y ser un instrumento archivístico
esencial que permite la racionalización de la producción documental y la
institucionalización del ciclo vital de los documentos en los archivos de
gestión, central, e histórico de las entidades, éstas, deberán elaborarlas y
adoptarlas para la implementación del Programa de
Gestión Documental, siguiendo
las etapas y demás aspectos contemplados en el Acuerdo AGN 039 de 2002.
PROCESOS
DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
La
Ley 594 de 2000 en su Artículo 22. Procesos Archivísticos. Establece que la
gestión de documentos dentro del concepto de Archivo Total, comprende procesos
tales como la producción o recepción , la distribución , la consulta , la
organización , la recuperación y la disposición final de los documentos.
PRODUCCIÓN
DE DOCUMENTOS
Definición:
Generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones.
La
Producción Documental comprende los aspectos de origen, creación y diseño de
formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de cada
entidad o dependencia.
Aspectos
relacionados con la producción:
Creación
y diseño de documentos.
Medios
y técnicas de producción y de impresión (máquinas de escribir y procesadores de
texto).
Determinación
y selección de soportes documentales (cintas magnéticas, CD-ROM, discos
ópticos, disquetes, discos duros, microfilme, video).
Determinación
de tamaños, calidad y tipos de soportes, gramaje, tintas.
Instructivos
para el diligenciamiento de formularios.
Determinación
de uso y finalidad de los documentos.
Diplomática
en términos de formalidad, imagen corporativa o logotipo de la entidad,
características internas y externas, tipo de letra, firmas autorizadas.
Adecuado
uso de la reprografía.
Radicación
de comunicaciones oficiales: Procedimiento por medio del cual las entidades
asignan un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas,
dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de
oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca
la ley.
Registro
de ingreso de documentos: Instrumento que controla el ingreso a un archivo,
siguiendo el orden cronológico de entrada, de documentos provenientes de
dependencias, instituciones o personas naturales.
Recepción
de Documentos
Definición:
Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe
realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una persona
natural o jurídica.
Recepción
de documentos: se debe verificar que estén completos, que correspondan a lo
anunciado y sean competencia de la entidad para efectos de su radicación y
registro con el propósito de dar inicio a los trámites correspondientes.
En
este proceso se pueden identificar las siguientes actividades:
Identificación
de medios de recepción: mensajería, fax, correo tradicional, correo
electrónico, página web, otros.
Recibo
de documentos oficiales.
Verificación
y confrontación de folios, copias, anexos, firmas.
Constancia
de recibo (sello, reloj radicador).
Distribución
de documentos
Definición:
Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su
destinatario.
ACTIVIDADES
La
distribución se relaciona con el flujo de los documentos al interior y al
exterior de la entidad. Sin interesar el medio de distribución de los
documentos, se debe contar con mecanismos de control y verificación de
recepción y envío de los mismos. En este proceso se distinguen actividades
como:
1.
Distribución de documentos externos
Identificación
de dependencias destinatarias de acuerdo a la competencia.
Clasificación
de las comunicaciones.
Organización
de documentos en buzones o casilleros.
Enrutamiento
de documentos a dependencia competente.
Reasignación
de documentos mal direccionados.
Registro
de control de entrega de documentos recibidos.
2.
Distribución de documentos internos
Identificación
de dependencias.
Enrutamiento
de documentos a dependencia competente.
Registro
de control de entrega de documentos internos.
3.
Distribución de documentos enviados
Definición
de medios de distribución: personal, fax, correo tradicional, correo
electrónico, apartado aéreo, trámite en línea, página web, otros.
Control
del cumplimiento de requisitos del documento.
Métodos
de empaque y embalaje.
Peso
y porteo de documentos.
Gestión
del correo tradicional: Normal, certificado, especial.
Control
y firma de guías y planillas de entrega.
Control
de devoluciones.
Organización
mensajería externa.
Registro
de control de envío de documentos.
Contratación
de empresas especializadas.
Trámite
de documentos
Definición:
Curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su
función administrativa.
ACTIVIDADES
En
desarrollo de sus funciones, cada dependencia genera un conjunto de documentos
objeto de trámites administrativos, dichos documentos integran sus respectivas
series documentales.
De
acuerdo con la normatividad existente en el país, se deben tener en cuenta los
tiempos máximos establecidos para el trámite oportuno de las comunicaciones.
En
este proceso se señalan las actividades de:
1.
Recepción de solicitud o trámite
Confrontación
y diligenciamiento de planilla de control y ruta del trámite.
Identificación
del trámite.
Determinación
de competencia, según funciones de las dependencias.
Definición
de los periodos de vigencia y tiempos de respuesta.
2.
Respuesta
Análisis
de antecedentes y compilación de información.
Proyección
y preparación de respuesta.
Trámites
a que haya lugar con la producción de documentos hasta la culminación del
asunto.
Organización
de los documentos
Definición:
Conjunto de acciones orientadas a la clasificación , ordenación y descripción
de los documentos de una institución, como parte integral de los procesos
archivísticos.
La
organización de los documentos permite una rápida identificación de los expedientes,
valorar las funciones y necesidades operacionales de las oficinas, contar con
sistemas de ordenación fáciles de entender por los usuarios, ubicar los
documentos para su consulta, transferencia o disposición final.
Actividades
:
Elaboración
de inventarios documentales.
Organización
y entrega de transferencias documentales.
Aplicación
de la disposición final de las TRD y/o TVD.
Consulta
de los documentos
Definición:
Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la
información que contienen
Las
actividades básicas en esta fase son:
1.
Formulación de la consulta
Determinación
de la necesidad y precisión de la consulta.
Determinación
de competencia de la consulta.
Condiciones
de acceso.
Disponibilidad
de información en términos de restricciones por reserva o por conservación.
Reglamento
de consulta.
2.
Estrategia de búsqueda
Disponibilidad
de expedientes.
Disponibilidad
de fuentes de información.
Establecimiento
de herramientas de consulta.
Ubicación
de los documentos.
3.
Respuesta a consulta
Atención
y servicio al usuario.
Infraestructura
de servicios de archivo.
Sistemas
de registro y control de préstamo.
Uso
de testigos y formatos para el control de devolución.
Implantación
de medios manuales o automáticos para localización de información.
Conservación
de documentos
Conjunto
de medidas preventivas o correctivas, adoptadas para garantizar la integridad
física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido.
Conservación
preventiva de documentos: Conjunto de estrategias y medidas de orden técnico,
político y administrativo orientadas a evitar o reducir el riesgo de deterioro
de los documentos de archivo, preservando su integridad y estabilidad.
Aspectos
a tener en cuenta:
Ubicación
Aspectos
estructurales
Capacidad
de almacenamiento
Distribución
Estantería
Distribución
de la estantería
Mobiliario
Condiciones
ambientales:
Ventilación
Iluminación
Mantenimiento
Disposición
final de los documentos
DEFINICIÓN:
Selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su
conservación temporal, permanente, o a su eliminación conforme a lo dispuesto
en las Tablas de Retención Documental y/o Tablas de Valoración Documental.
ACTIVIDADES
:
La
conservación total se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente,
es decir, los que lo tienen por disposición legal o los que por su contenido
informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de
la entidad productora, convirtiéndose en testimonio de su actividad y
trascendencia.
Eliminación
de documentos : Actividad resultante de la disposición final señalada en las
tablas de retención o de valoración documental, para aquellos documentos que
han perdido sus valores primarios y secundarios
Selección
documental : Actividad de la disposición final señalada en las tablas de
retención o de valoración documental y realizada en el archivo central, con el
fin de escoger una muestra de documentos de carácter representativo, para su
conservación permanente
Microfilmación
: Técnica que permite fotografiar documentos y obtener pequeñas imágenes en
película.
Digitalización
: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra de manera
analógica (papel, video, sonido, cine, microfilme y otros) en otra, que sólo
puede ser leída o interpretada por computador .
Programa
de Gestión Documental Automatizado
Diversos
soportes
La
Intranet
El
Internet
El
documento electrónico
Las
imágenes digitales
Archivos
sonoros en red
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